facebook
Masura si controlMai multă siguranță, mai puțină hârtie! Soluția eficientă de...

Mai multă siguranță, mai puțină hârtie! Soluția eficientă de management a documentelor

-

Una dintre consecințele pozitive ale restricțiilor impuse ca urmare a apariției pandemiei este accelerarea ritmului de digitalizare a companiilor din industria alimentară.

Pentru protejarea sănătății angajaților, producătorii și procesatorii au instituit regimul de lucru în sistem de telemuncă. Prin umare, au apelat la firme de consultanță pentru a putea transmite rapid documente online, a urmări traseul fișierelor într-un mod securizat și ușor de accesat doar de către persoanele avizate.

În acest sens, echipa Beck et al. a implementat un sistem complex de management al documentelor pentru Smithfield România, cel mai mare crescător de porcine și producător de carne de porc din țara noastră.

Horia Neș, Growth Manager în echipa Beck et al., și Andrei Marangoci, Senior Business Analyst la Smithfield România, au vorbit despre beneficiile investiției într-un sistem digital, în cadrul seminarului „Siguranța alimentelor – o responsabilitate comună”, organizat de agenția RO.aliment în perioada 30 iunie – 1 iulie.

” Pandemia COVID-19 a fost cea care a declanșat digitalizarea pentru că a apărut dintr-o dată nevoia ca documentele să fie aprobate, validate și semnate de către aprobatorii din cadrul Smithfield România, care lucrau de acasă”, a declarat Horia Neș, Growth Manager în cadrul echipei Beck et al.

” Înainte de a utiliza acest sistem, echipa implicată lucra în Excel și transfera documente fizic, dintr-un departament în altul. DocuWare ne-a ajutat să reducem semnificativ numărul interacțiunilor fizice, un foarte important avantaj și necesitate în această pandemie. De asemenea, aceste avantaje vin la pachet și cu un dezavantaj dacă ne gândim la interacțiunea umană și posibilitatea de a relaționa.” (Andrei Marangoci, Senior IT Business Analyst)

Top 5 probleme create de utilizarea sistemului convențional, pe hârtie

1. Trebuia verificată autenticitatea semnăturii.
2. Informația era greu accesibilă.
3. Trebuia consultată arhiva de hârtie istorică din bibliorafturi.
4. Se pierdea mult timp cu circulația hârtiilor.
5. Era greu de verificat documentația aferentă (comenzi, avize, facturile de transport, bonurile de cântar).

„Era foarte dificil pentru departamentul de achiziții să centralizeze hârtiile și să transmită cererile de aprobare în timp util, cu atât mai dificil în timpul pandemiei, având în vedere că 50% din personalul administrativ lucra în sistem de telemuncă. Era necesară o trasabilitate a semnăturilor de pe acele documente. Drept urmare, am apelat la echipa Beck et al. în luna martie 2020, chiar la începutul pandemiei, ca să implementăm un sistem rapid și funcțional, prin care să urmărim traseul documentelor și să avem garanția autenticității lor. Dacă inițial ne gândeam să începem cu 5 utilizatori și să dezvoltăm ceva simplist, în 3 luni am introdus deja peste 4000 de documente și avem în jur de 100 de utilizatori activi. Folosim sistemul DocuWare pentru managementul documentelor interne: aprobări de plăți, cereri de achiziții, cereri de lucrări, memo-uri, aprobări de acțiuni. Acest sistem este mai intens utilizat în cadrul Divizie Ferme, însă este folosit, în proporții mai mici, și în cadrul Diviziei Carne Proaspătă – unde am dezvoltat flux-uri pentru mentenanță, achiziții, înregistrări de facturi și plăți.” a afirmat Andrei Marangoci, Senior Business Analyst la Smithfield România.

management a documentelor

Ce permite sistemul de management al documentelor, DocuWare?

1. Verificarea și controlul prin dezvoltarea de funcționaliăți digitale
2. Crearea unei arhive electronice centralizate cuprinzând documentele primite din numeroase de puncte de lucru
3. Accesul rapid, într-un singur loc, la facturile furnizorilor și la toată documentația care însoțește facturile de achiziție
4. Automatizarea proceselor integrate cu sistemele ERP folosite
5. În contextul pandemiei COVID-19, echipa își poate continua activitatea pe fluxul gândit lucrând de acasă, fără să interacționeze fizic cu hârtia și cu ceilalți oameni implicați în proces.

Top 5 beneficii pentru utilizarea sistemului DocuWare în echipa Smithfield România

1. De la aprobarea unui document în două săptămâni la maxim 2 zile.
2. Termenele de plată nu mai sunt întârziate din cauza rătăcirii documentelor sau a pierderii evidenței în traseul semnăturilor.
3. Achizițiile sunt realizate mult mai rapid datorită transparenței procesului de transmitere a documentelor.
4. Eficientizarea fluxului de semnare inter-departamental.
5. Toate documentele necesare se află într-un singur loc și se accesează într-un mod securizat, doar de către persoanele avizate.
6. Este mai ușoară prelucrarea datelor cu caracter personal (GDPR).


Despre Beck et al.

Grupul Beck et al. a fost înființat în urmă cu 31 de ani în Germania și activează de 15 ani și în țara noastră. În prezent, peste 1.000 de utilizatori le folosesc sistemele și au peste 70 de fluxuri implementate. Pentru serviciile oferite, grupul Beck et al. se bazează pe partenerii săi, companii furnizoare de servicii tehnologice de top precum: Microsoft, IBM, Amazon Web Services, DocuWare, JobRouter.

În România, echipa Beck et al. s-a specializat de peste 10 ani în oferirea de soluții pentru managementul documentelor, optimizarea proceselor și digitalizarea companiilor, astfel încât echipele lor să își mărească productivitatea. Dintre companiile care au achiziționat soluțiile de digitalizare enumerăm: Nepi Rockcastle, Mercury 360, Elit, Imlek A.D. sau Comelf. Despre sistemele implementate și feedbackul clienților, puteți afla accesând această pagină.

telefon departament marketing: +40 722 154 349

SOLICITAȚI ACUM UN DEMO

 

DIN ACTUALITATE

Alimente proaspete mai mult timp datorită „distrugătorului de bacterii” găsit în gustările de carne fermentată

Potrivit cercetătorilor de la Universitatea RMIT din Melbourne, Australia, aceștia au arătat cum un compus care anihilează bacteriile periculoase întâlnit în Nem Chua -...

Peste 275.000 lei amenzi applicate de ANPC în Piața Ceair din Pitești

Controalele echipelor mixte de control ale Comisariatului Regional pentru Protecția Consumatorilor (CRPC) Regiunea Sus-Muntenia Ploiești au continuat. Au fost efectuate acțiuni de verificare, de această...

ASAS: prețul cărnii de porc va crește cu 25% în Europa

Preţul cărnii de porc va creşte în Europa cu aproximativ 25% în următorii ani, din cauza cererii de pe piaţa chineză. Declarația îi aparține preşedintelui...

Din aceiasi categorie

Alimente proaspete mai mult timp datorită „distrugătorului de bacterii” găsit în gustările de carne fermentată

Potrivit cercetătorilor de la Universitatea RMIT din Melbourne, Australia, aceștia au arătat cum un compus care anihilează bacteriile periculoase...

Peste 275.000 lei amenzi applicate de ANPC în Piața Ceair din Pitești

Controalele echipelor mixte de control ale Comisariatului Regional pentru Protecția Consumatorilor (CRPC) Regiunea Sus-Muntenia Ploiești au continuat. Au fost efectuate...

ANSES: „Avem întrebări despre nanomateriale”

Având în vedere recenta hotărâre privind dioxidul de titan, autoritățile franceze au extins avertismentul și au cerut prudență cu...

Soluții pentru reducerea consumului de apă și a emisiilor de carbon pentru sectorul produselor lactate

Tetra Pak s-a angajat să atingă un nivel zero al emisiilor nete de CO2 până în 2030 și să...

ASAS: prețul cărnii de porc va crește cu 25% în Europa

Preţul cărnii de porc va creşte în Europa cu aproximativ 25% în următorii ani, din cauza cererii de pe...

ANPC: Probleme mari cu micii de la Dedulești

Echipe mixte de control ale Comisariatului Regional pentru Protecția Consumatorilor (CRPC) Regiunea Sus-Muntenia Ploiești, au întreprins o serie de...

Produsele chimice PFAS „dăunătoare sănătății” sunt „răspândite” în ambalajele de unică folosință

Un nou studiu a evidențiat utilizarea „pe scară largă” a substanțelor perforoalchil și poliforoalchil (PFAS), „dăunătoare sănătății”, în ambalajele...

Salata cu icre de știucă de Tulcea, protejată şi recunoscută în UE

Ministerul Agriculturii și Dezvoltării Rurale (MADR) anunță că a fost publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, Regulamentul de...

Stirile ultimelor 7 zile

Alimente proaspete mai mult timp datorită „distrugătorului de bacterii” găsit în gustările de carne fermentată

Potrivit cercetătorilor de la Universitatea RMIT din Melbourne, Australia,...

Peste 275.000 lei amenzi applicate de ANPC în Piața Ceair din Pitești

Controalele echipelor mixte de control ale Comisariatului Regional pentru...

ANSES: „Avem întrebări despre nanomateriale”

Având în vedere recenta hotărâre privind dioxidul de titan,...

Conferinte si Webinarii RO.aliment

Cum putem curăța laptele de celulele somatice?

Preocuparea pentru calitatea materiei prime în industria lactatelor este tot mai mare în ultimii ani. Tot mai multe companii...

Recrutare în industria alimentară | 7 – 8 iulie 2021 🟦 RO.aliment JOBS 2021

RO.aliment JOBS, evenimentul creat special pentru a accelera recrutarea în industria alimentară, conectând candidați cu firmele ce caută să...

Reducerea costurilor operatorilor, prin digitalizarea activităților ANSVSA

Autoritatea Națională Sanitară Veterinară și pentru Siguranța Alimentelor (ANSVSA) are în curs mai multe proiecte prin care vor fi...

Dezbatere la RO.aliment Show: NUTRI-SCORE | Viziunea ANPC și ARC

Comisia Europeană (C.E.) și-a anunțat intenția de a impune un sistem de etichetare a alimentelor unitar în rândul tuturor...

Industria lactatelor – detectarea pierderilor de produs și optimizarea procesului

Compania Hach Lange, unul dintre furnizorii de soluții inovatoare pentru administrarea mai eficientă a resurselor de apă, este partener...

Care sunt sistemele de management al calității și siguranței alimentului în Agricola Bacău, afli la RO.aliment SHOW

Iacob Marinel, managerul departamentului de calitate din cadrul grupului Agricola, va detalia ce sisteme de management al calității și...

Beneficiile digitalizării în industria alimentară prezentate de Testo Romania la ROA SHOW 2021

Horațiu Bașa, CEO Testo România, va prezenta beneficiile digitalizării în industria alimentară pe 17 și 18 mai la RO.aliment...

Descoperim împreună provocările și beneficiile momentului în sectoarele alimentare – PROGRAM și TEMATICĂ ROA SHOW 2021

Liderii din sectorul alimentar, al băuturilor și al suplimentelor alimentare se întâlnesc în numai patru zile la RO.aliment SHOW...

Mihaela Bilic a confirmat participarea la RO.aliment SHOW 2021

Medicul primar diabet și boli de nutriție Mihaela Bilic va explica de ce pâinea este un aliment esențial pentru...

ROA SHOW: “Tendințe și inovație în industria de panificație. Brutăria rustică artizanală la nivel industrial”

Până în urmă cu câțiva ani, alăturarea cuvintelor „brutărie” „rustică” „artizanală” și „industrial” în aceeași propoziție părea mai mult...

Alte știri din aceiași categorieNEWS
RO.aliment vă recomandă

Skip to toolbar