13.9 C
Bucharest
Saturday, February 27, 2021
Masura si control Mai multă siguranță, mai puțină hârtie! Soluția eficientă de...

Mai multă siguranță, mai puțină hârtie! Soluția eficientă de management a documentelor

-

Una dintre consecințele pozitive ale restricțiilor impuse ca urmare a apariției pandemiei este accelerarea ritmului de digitalizare a companiilor din industria alimentară.

Pentru protejarea sănătății angajaților, producătorii și procesatorii au instituit regimul de lucru în sistem de telemuncă. Prin umare, au apelat la firme de consultanță pentru a putea transmite rapid documente online, a urmări traseul fișierelor într-un mod securizat și ușor de accesat doar de către persoanele avizate.

În acest sens, echipa Beck et al. a implementat un sistem complex de management al documentelor pentru Smithfield România, cel mai mare crescător de porcine și producător de carne de porc din țara noastră.

Horia Neș, Growth Manager în echipa Beck et al., și Andrei Marangoci, Senior Business Analyst la Smithfield România, au vorbit despre beneficiile investiției într-un sistem digital, în cadrul seminarului „Siguranța alimentelor – o responsabilitate comună”, organizat de agenția RO.aliment în perioada 30 iunie – 1 iulie.

” Pandemia COVID-19 a fost cea care a declanșat digitalizarea pentru că a apărut dintr-o dată nevoia ca documentele să fie aprobate, validate și semnate de către aprobatorii din cadrul Smithfield România, care lucrau de acasă”, a declarat Horia Neș, Growth Manager în cadrul echipei Beck et al.

” Înainte de a utiliza acest sistem, echipa implicată lucra în Excel și transfera documente fizic, dintr-un departament în altul. DocuWare ne-a ajutat să reducem semnificativ numărul interacțiunilor fizice, un foarte important avantaj și necesitate în această pandemie. De asemenea, aceste avantaje vin la pachet și cu un dezavantaj dacă ne gândim la interacțiunea umană și posibilitatea de a relaționa.” (Andrei Marangoci, Senior IT Business Analyst)

Top 5 probleme create de utilizarea sistemului convențional, pe hârtie

1. Trebuia verificată autenticitatea semnăturii.
2. Informația era greu accesibilă.
3. Trebuia consultată arhiva de hârtie istorică din bibliorafturi.
4. Se pierdea mult timp cu circulația hârtiilor.
5. Era greu de verificat documentația aferentă (comenzi, avize, facturile de transport, bonurile de cântar).

„Era foarte dificil pentru departamentul de achiziții să centralizeze hârtiile și să transmită cererile de aprobare în timp util, cu atât mai dificil în timpul pandemiei, având în vedere că 50% din personalul administrativ lucra în sistem de telemuncă. Era necesară o trasabilitate a semnăturilor de pe acele documente. Drept urmare, am apelat la echipa Beck et al. în luna martie 2020, chiar la începutul pandemiei, ca să implementăm un sistem rapid și funcțional, prin care să urmărim traseul documentelor și să avem garanția autenticității lor. Dacă inițial ne gândeam să începem cu 5 utilizatori și să dezvoltăm ceva simplist, în 3 luni am introdus deja peste 4000 de documente și avem în jur de 100 de utilizatori activi. Folosim sistemul DocuWare pentru managementul documentelor interne: aprobări de plăți, cereri de achiziții, cereri de lucrări, memo-uri, aprobări de acțiuni. Acest sistem este mai intens utilizat în cadrul Divizie Ferme, însă este folosit, în proporții mai mici, și în cadrul Diviziei Carne Proaspătă – unde am dezvoltat flux-uri pentru mentenanță, achiziții, înregistrări de facturi și plăți.” a afirmat Andrei Marangoci, Senior Business Analyst la Smithfield România.

management a documentelor

Ce permite sistemul de management al documentelor, DocuWare?

1. Verificarea și controlul prin dezvoltarea de funcționaliăți digitale
2. Crearea unei arhive electronice centralizate cuprinzând documentele primite din numeroase de puncte de lucru
3. Accesul rapid, într-un singur loc, la facturile furnizorilor și la toată documentația care însoțește facturile de achiziție
4. Automatizarea proceselor integrate cu sistemele ERP folosite
5. În contextul pandemiei COVID-19, echipa își poate continua activitatea pe fluxul gândit lucrând de acasă, fără să interacționeze fizic cu hârtia și cu ceilalți oameni implicați în proces.

Top 5 beneficii pentru utilizarea sistemului DocuWare în echipa Smithfield România

1. De la aprobarea unui document în două săptămâni la maxim 2 zile.
2. Termenele de plată nu mai sunt întârziate din cauza rătăcirii documentelor sau a pierderii evidenței în traseul semnăturilor.
3. Achizițiile sunt realizate mult mai rapid datorită transparenței procesului de transmitere a documentelor.
4. Eficientizarea fluxului de semnare inter-departamental.
5. Toate documentele necesare se află într-un singur loc și se accesează într-un mod securizat, doar de către persoanele avizate.
6. Este mai ușoară prelucrarea datelor cu caracter personal (GDPR).


Despre Beck et al.

Grupul Beck et al. a fost înființat în urmă cu 31 de ani în Germania și activează de 15 ani și în țara noastră. În prezent, peste 1.000 de utilizatori le folosesc sistemele și au peste 70 de fluxuri implementate. Pentru serviciile oferite, grupul Beck et al. se bazează pe partenerii săi, companii furnizoare de servicii tehnologice de top precum: Microsoft, IBM, Amazon Web Services, DocuWare, JobRouter.

În România, echipa Beck et al. s-a specializat de peste 10 ani în oferirea de soluții pentru managementul documentelor, optimizarea proceselor și digitalizarea companiilor, astfel încât echipele lor să își mărească productivitatea. Dintre companiile care au achiziționat soluțiile de digitalizare enumerăm: Nepi Rockcastle, Mercury 360, Elit, Imlek A.D. sau Comelf. Despre sistemele implementate și feedbackul clienților, puteți afla accesând această pagină.

telefon departament marketing: +40 722 154 349

SOLICITAȚI ACUM UN DEMO

 

DIN ACTUALITATE

Nestlé va înjumătăți emisiile de gaze cu efect de seră până în 2030

Compania multinațională Nestlé a anunțat că va reduce la jumătate emisiile de gaze cu efect de seră (GES) până în 2030, pentru a ajunge...

Meniu unic fără carne pentru elevii din Lyon

Primăria din Lyon a impus tuturor celor 206 de școli din orașul francez să ofere meniuri unice elevilor, pentru a grăbi servirea copiilor și...

Cooperativa Țara Mea a înființat un departament de export

Cea mai mare cooperativă agricolă din România, cooperativa Țara Mea, anunță înființarea unui nou departament, dedicat activităților de export pentru produsele românești. Într-o declarație acordată...

Din aceiasi categorie

Noi cereri pentru reglementarea comercializării de junk food în Germania: „Angajamentele voluntare nu pot funcționa”

Codurile voluntare pentru a limita comercializarea alimentelor și băuturilor nesănătoase la copii „nu pot funcționa”, consideră Federația Organizațiilor Germane...

Cooperativa Țara Mea a înființat un departament de export

Cea mai mare cooperativă agricolă din România, cooperativa Țara Mea, anunță înființarea unui nou departament, dedicat activităților de export...

Primul standard agricol pentru protejarea și conservarea biodiversității

Lanțul de magazine de tip discount Lidl va dezvolta primul standard agricol pentru protejarea și conservarea biodiversității în producția...

Nestlé va înjumătăți emisiile de gaze cu efect de seră până în 2030

Compania multinațională Nestlé a anunțat că va reduce la jumătate emisiile de gaze cu efect de seră (GES) până...
- Advertisement -

Stirile ultimelor 7 zile

Viitorul „etichetei curate”? Transparență radicală și sănătate în mod natural

„Etichetă curată” este un termen din industrie care se...

Fondatorul Microsoft: „toate țările bogate ar trebui să treacă la vită sintetică”

Bill Gates, fondatorul corporației Microsoft, îndeamnă națiunile bogate să...

Meniu unic fără carne pentru elevii din Lyon

Primăria din Lyon a impus tuturor celor 206 de...

14.000 de tone de lapte vândute anual prin intermediul automatelor

Cele 625 de automate de lapte autorizate de Autoritatea...

Conferinte si Webinarii RO.aliment

Centrul Managerial IBA Suport – obiectivul unuia dintre proiectele recent demarate de catre IBA Bucuresti.

Proiectul, cofinanțat prin Fondul European de Dezvoltare Regională, încheiat cu Ministerul Educației și Cercetării în calitate de Organism Intermediar...

Cel puțin 12 milioane de motive pentru a începe azi promovarea online

Trendul ascendent al oamenilor care își petrec timpul online a accelerat pe parcursul pandemiei, astfel că acum putem vorbi...
Zona rezervata bannerelor publicitare

Alte stiri din aceiasi categorieNEWS
RO.aliment va recomanda

Skip to toolbar