Mai multă siguranță, mai puțină hârtie! Soluția eficientă de management a documentelor

Iti recomandam

Uleiuri vegetale, întrebuințări și proprietăți

Un ulei vegetal este o trigliceridă extrasă dintr-o plantă. În general, substanțele care sunt lichide la temperatura camerei se...

Modificări numeroase privind materialele și obiectele din plastic destinate să vină în contact cu produsele alimentare

A fost adoptat REGULAMENTUL (UE) 2020/1245 AL COMISIEI din 2 septembrie 2020, de modificare și de rectificare a Regulamentului (UE)...

Chr. Hansen poziționează platformele microbiene în centrul noii strategii pentru 2025

Ca parte a strategiei sale pentru 2025, Chr. Hansen a anunțat că își propune să își consolideze și să...

Una dintre consecințele pozitive ale restricțiilor impuse ca urmare a apariției pandemiei este accelerarea ritmului de digitalizare a companiilor din industria alimentară.

Pentru protejarea sănătății angajaților, producătorii și procesatorii au instituit regimul de lucru în sistem de telemuncă. Prin umare, au apelat la firme de consultanță pentru a putea transmite rapid documente online, a urmări traseul fișierelor într-un mod securizat și ușor de accesat doar de către persoanele avizate.

În acest sens, echipa Beck et al. a implementat un sistem complex de management al documentelor pentru Smithfield România, cel mai mare crescător de porcine și producător de carne de porc din țara noastră.

Horia Neș, Growth Manager în echipa Beck et al., și Andrei Marangoci, Senior Business Analyst la Smithfield România, au vorbit despre beneficiile investiției într-un sistem digital, în cadrul seminarului „Siguranța alimentelor – o responsabilitate comună”, organizat de agenția RO.aliment în perioada 30 iunie – 1 iulie.

” Pandemia COVID-19 a fost cea care a declanșat digitalizarea pentru că a apărut dintr-o dată nevoia ca documentele să fie aprobate, validate și semnate de către aprobatorii din cadrul Smithfield România, care lucrau de acasă”, a declarat Horia Neș, Growth Manager în cadrul echipei Beck et al.

” Înainte de a utiliza acest sistem, echipa implicată lucra în Excel și transfera documente fizic, dintr-un departament în altul. DocuWare ne-a ajutat să reducem semnificativ numărul interacțiunilor fizice, un foarte important avantaj și necesitate în această pandemie. De asemenea, aceste avantaje vin la pachet și cu un dezavantaj dacă ne gândim la interacțiunea umană și posibilitatea de a relaționa.” (Andrei Marangoci, Senior IT Business Analyst)

Top 5 probleme create de utilizarea sistemului convențional, pe hârtie

1. Trebuia verificată autenticitatea semnăturii.
2. Informația era greu accesibilă.
3. Trebuia consultată arhiva de hârtie istorică din bibliorafturi.
4. Se pierdea mult timp cu circulația hârtiilor.
5. Era greu de verificat documentația aferentă (comenzi, avize, facturile de transport, bonurile de cântar).

„Era foarte dificil pentru departamentul de achiziții să centralizeze hârtiile și să transmită cererile de aprobare în timp util, cu atât mai dificil în timpul pandemiei, având în vedere că 50% din personalul administrativ lucra în sistem de telemuncă. Era necesară o trasabilitate a semnăturilor de pe acele documente. Drept urmare, am apelat la echipa Beck et al. în luna martie 2020, chiar la începutul pandemiei, ca să implementăm un sistem rapid și funcțional, prin care să urmărim traseul documentelor și să avem garanția autenticității lor. Dacă inițial ne gândeam să începem cu 5 utilizatori și să dezvoltăm ceva simplist, în 3 luni am introdus deja peste 4000 de documente și avem în jur de 100 de utilizatori activi. Folosim sistemul DocuWare pentru managementul documentelor interne: aprobări de plăți, cereri de achiziții, cereri de lucrări, memo-uri, aprobări de acțiuni. Acest sistem este mai intens utilizat în cadrul Divizie Ferme, însă este folosit, în proporții mai mici, și în cadrul Diviziei Carne Proaspătă – unde am dezvoltat flux-uri pentru mentenanță, achiziții, înregistrări de facturi și plăți.” a afirmat Andrei Marangoci, Senior Business Analyst la Smithfield România.

management a documentelor

Ce permite sistemul de management al documentelor, DocuWare?

1. Verificarea și controlul prin dezvoltarea de funcționaliăți digitale
2. Crearea unei arhive electronice centralizate cuprinzând documentele primite din numeroase de puncte de lucru
3. Accesul rapid, într-un singur loc, la facturile furnizorilor și la toată documentația care însoțește facturile de achiziție
4. Automatizarea proceselor integrate cu sistemele ERP folosite
5. În contextul pandemiei COVID-19, echipa își poate continua activitatea pe fluxul gândit lucrând de acasă, fără să interacționeze fizic cu hârtia și cu ceilalți oameni implicați în proces.

Top 5 beneficii pentru utilizarea sistemului DocuWare în echipa Smithfield România

1. De la aprobarea unui document în două săptămâni la maxim 2 zile.
2. Termenele de plată nu mai sunt întârziate din cauza rătăcirii documentelor sau a pierderii evidenței în traseul semnăturilor.
3. Achizițiile sunt realizate mult mai rapid datorită transparenței procesului de transmitere a documentelor.
4. Eficientizarea fluxului de semnare inter-departamental.
5. Toate documentele necesare se află într-un singur loc și se accesează într-un mod securizat, doar de către persoanele avizate.
6. Este mai ușoară prelucrarea datelor cu caracter personal (GDPR).


Despre Beck et al.

Grupul Beck et al. a fost înființat în urmă cu 31 de ani în Germania și activează de 15 ani și în țara noastră. În prezent, peste 1.000 de utilizatori le folosesc sistemele și au peste 70 de fluxuri implementate. Pentru serviciile oferite, grupul Beck et al. se bazează pe partenerii săi, companii furnizoare de servicii tehnologice de top precum: Microsoft, IBM, Amazon Web Services, DocuWare, JobRouter.

În România, echipa Beck et al. s-a specializat de peste 10 ani în oferirea de soluții pentru managementul documentelor, optimizarea proceselor și digitalizarea companiilor, astfel încât echipele lor să își mărească productivitatea. Dintre companiile care au achiziționat soluțiile de digitalizare enumerăm: Nepi Rockcastle, Mercury 360, Elit, Imlek A.D. sau Comelf. Despre sistemele implementate și feedbackul clienților, puteți afla accesând această pagină.

telefon departament marketing: +40 722 154 349

SOLICITAȚI ACUM UN DEMO

 

Din aceiasi categorie

IS 2020: Puterea antioxidanților naturali: cum să te menții sănătos la orice vârstă

Calea spre un corp sănătos poate fi parcursă mai ușor cu o dietă personalizată pe nevoile fiecărui corp. În...

Uleiuri vegetale, întrebuințări și proprietăți

Un ulei vegetal este o trigliceridă extrasă dintr-o plantă. În general, substanțele care sunt lichide la temperatura camerei se...

Calitatea uleiului de gătit. Ce este Acrilamida? Directiva privind nivelul de acrilamidă în produsele alimentare

Acrilamida periculoasă se formează în timpul coacerii, rumenirii sau prăjirii de cereale, cafea sau cartofi. Această substanță este considerată cancerigenă...

100 de indicații geografice europene, protejate în China

Uniunea Europeană şi China au semnat un acord bilateral pentru protejarea a 100 de indicaţii geografice (IG) europene în China şi a 100 de...

Ce au descoperit inspectorii ANSVSA în luna august

Inspectorii sanitari veterinari și pentru siguranța alimentelor (ANSVSA) aplicat 185 sancțiuni contravenționale în valoare totală de 766.200 de lei, ca urmare a controalelor efectuate...

Alimentele ultraprocesate favorizează îmbătrânirea biologică (studiu)

Un nou studiu publicat în American Journal of Clinical Nutrition a relevat că alimentele industriale ultraprocesate favorizează îmbătrânirea biologică a celor care le consumă în...

Sunteti siguri de siguranta si calitatea laptelui pe care il primiti?

Antibioticele sunt utilizate in principal pentru tratarea bolilor la animale. Nu este un secret faptul ca animalele sunt tratate si cu alte antibiotice. Daca in...

STIRILE SAPTAMANII

Skip to toolbar