facebook
Thursday, February 13, 2025
Masura si controlMai multă siguranță, mai puțină hârtie! Soluția eficientă de...

Mai multă siguranță, mai puțină hârtie! Soluția eficientă de management a documentelor

-

spot_imgspot_imgspot_imgspot_img

Una dintre consecințele pozitive ale restricțiilor impuse ca urmare a apariției pandemiei este accelerarea ritmului de digitalizare a companiilor din industria alimentară.

Pentru protejarea sănătății angajaților, producătorii și procesatorii au instituit regimul de lucru în sistem de telemuncă. Prin umare, au apelat la firme de consultanță pentru a putea transmite rapid documente online, a urmări traseul fișierelor într-un mod securizat și ușor de accesat doar de către persoanele avizate.

În acest sens, echipa Beck et al. a implementat un sistem complex de management al documentelor pentru Smithfield România, cel mai mare crescător de porcine și producător de carne de porc din țara noastră.

Horia Neș, Growth Manager în echipa Beck et al., și Andrei Marangoci, Senior Business Analyst la Smithfield România, au vorbit despre beneficiile investiției într-un sistem digital, în cadrul seminarului „Siguranța alimentelor – o responsabilitate comună”, organizat de agenția RO.aliment în perioada 30 iunie – 1 iulie.

” Pandemia COVID-19 a fost cea care a declanșat digitalizarea pentru că a apărut dintr-o dată nevoia ca documentele să fie aprobate, validate și semnate de către aprobatorii din cadrul Smithfield România, care lucrau de acasă”, a declarat Horia Neș, Growth Manager în cadrul echipei Beck et al.

” Înainte de a utiliza acest sistem, echipa implicată lucra în Excel și transfera documente fizic, dintr-un departament în altul. DocuWare ne-a ajutat să reducem semnificativ numărul interacțiunilor fizice, un foarte important avantaj și necesitate în această pandemie. De asemenea, aceste avantaje vin la pachet și cu un dezavantaj dacă ne gândim la interacțiunea umană și posibilitatea de a relaționa.” (Andrei Marangoci, Senior IT Business Analyst)

Top 5 probleme create de utilizarea sistemului convențional, pe hârtie

1. Trebuia verificată autenticitatea semnăturii.
2. Informația era greu accesibilă.
3. Trebuia consultată arhiva de hârtie istorică din bibliorafturi.
4. Se pierdea mult timp cu circulația hârtiilor.
5. Era greu de verificat documentația aferentă (comenzi, avize, facturile de transport, bonurile de cântar).

„Era foarte dificil pentru departamentul de achiziții să centralizeze hârtiile și să transmită cererile de aprobare în timp util, cu atât mai dificil în timpul pandemiei, având în vedere că 50% din personalul administrativ lucra în sistem de telemuncă. Era necesară o trasabilitate a semnăturilor de pe acele documente. Drept urmare, am apelat la echipa Beck et al. în luna martie 2020, chiar la începutul pandemiei, ca să implementăm un sistem rapid și funcțional, prin care să urmărim traseul documentelor și să avem garanția autenticității lor. Dacă inițial ne gândeam să începem cu 5 utilizatori și să dezvoltăm ceva simplist, în 3 luni am introdus deja peste 4000 de documente și avem în jur de 100 de utilizatori activi. Folosim sistemul DocuWare pentru managementul documentelor interne: aprobări de plăți, cereri de achiziții, cereri de lucrări, memo-uri, aprobări de acțiuni. Acest sistem este mai intens utilizat în cadrul Divizie Ferme, însă este folosit, în proporții mai mici, și în cadrul Diviziei Carne Proaspătă – unde am dezvoltat flux-uri pentru mentenanță, achiziții, înregistrări de facturi și plăți.” a afirmat Andrei Marangoci, Senior Business Analyst la Smithfield România.

management a documentelor

Ce permite sistemul de management al documentelor, DocuWare?

1. Verificarea și controlul prin dezvoltarea de funcționaliăți digitale
2. Crearea unei arhive electronice centralizate cuprinzând documentele primite din numeroase de puncte de lucru
3. Accesul rapid, într-un singur loc, la facturile furnizorilor și la toată documentația care însoțește facturile de achiziție
4. Automatizarea proceselor integrate cu sistemele ERP folosite
5. În contextul pandemiei COVID-19, echipa își poate continua activitatea pe fluxul gândit lucrând de acasă, fără să interacționeze fizic cu hârtia și cu ceilalți oameni implicați în proces.

Top 5 beneficii pentru utilizarea sistemului DocuWare în echipa Smithfield România

1. De la aprobarea unui document în două săptămâni la maxim 2 zile.
2. Termenele de plată nu mai sunt întârziate din cauza rătăcirii documentelor sau a pierderii evidenței în traseul semnăturilor.
3. Achizițiile sunt realizate mult mai rapid datorită transparenței procesului de transmitere a documentelor.
4. Eficientizarea fluxului de semnare inter-departamental.
5. Toate documentele necesare se află într-un singur loc și se accesează într-un mod securizat, doar de către persoanele avizate.
6. Este mai ușoară prelucrarea datelor cu caracter personal (GDPR).


Despre Beck et al.

Grupul Beck et al. a fost înființat în urmă cu 31 de ani în Germania și activează de 15 ani și în țara noastră. În prezent, peste 1.000 de utilizatori le folosesc sistemele și au peste 70 de fluxuri implementate. Pentru serviciile oferite, grupul Beck et al. se bazează pe partenerii săi, companii furnizoare de servicii tehnologice de top precum: Microsoft, IBM, Amazon Web Services, DocuWare, JobRouter.

În România, echipa Beck et al. s-a specializat de peste 10 ani în oferirea de soluții pentru managementul documentelor, optimizarea proceselor și digitalizarea companiilor, astfel încât echipele lor să își mărească productivitatea. Dintre companiile care au achiziționat soluțiile de digitalizare enumerăm: Nepi Rockcastle, Mercury 360, Elit, Imlek A.D. sau Comelf. Despre sistemele implementate și feedbackul clienților, puteți afla accesând această pagină.

telefon departament marketing: +40 722 154 349

SOLICITAȚI ACUM UN DEMO

 

DIN ACEIAȘI CATEGORIE

Știrile ultimelor zile

Siguranță alimentară fără compromisuri. Soluții microbiologice pentru curățarea și întreținerea automată a canalizărilor

Alin Hapca, Director de Vânzări AQUA D&P va fi prezent la ESE 2025, unde va dezvălui auditoriului  o serie...

O nouă strategie în lupta cu frauda alimentară

A apărut o nouă metodă care ajută la combaterea fraudei pe piața sucurilor de mare valoare (spectroscopia de rezonanță...

Revoluție în fermentație: Cum un start-up danez îmbunătățește eficiența bioproducției

O nouă tehnologie pentru optimizarea proceselor industriale. Enduro Genetics, un start-up din Danemarca, a dezvoltat o tehnologie inovatoare care promite...

Reglementarea condițiilor la importul de suplimente alimentare

Monica Mariana Neagu, director al Direcţiei Siguranţa Alimentelor de Origine Nonanimală din cadrul Autorităţii Naţionale Sanitare Veterinare şi pentru...

Cum influențează Nutriscore, Traffic Light, Keyhole și NutrInform Battery alegerile alimentare afli de la Mihaela Bilic în ziua de 11 februarie 2025

Dr. Mihaela Bilic, medic primar diabet și boli de nutriție, autor a unor cărți de succes, vândute în mii...

Lidl retrage un lot de covrigi cu ciocolată: risc de arsuri și leziuni bucale

Un lot de covrigi cu ciocolată neagră și cu lapte, comercializat în magazinele Lidl România, a fost retras de...

ESE 2025: Etichetele Front-of-Pack: Un instrument eficient pentru nutriția sănătoasă?

Etichetarea frontală a produselor alimentare (Front-of-Pack Labels - FOPL) este un subiect de dezbatere intensă în domeniul nutriției și...

ESE 2025: Concluziile controalelor recente ANPC: Exemple de neconformitate și soluții pentru remediere

Paul Anghel, Directorul General al ANPC – Autoritatea Națională pentru Protecția Consumatorilor a confirmat prezența la ESE 2025, unde...

Evaporator de lactate fără carbon pentru a reduce costurile cu energie și emisiile

Grupul GEA a lansat noul său Dairy Evaporator eZero,...

ESE 2025: Etică și reglementare în mediul online – respectarea legii privind mențiunile de sănătate

Dr. Gerald Filip-Flintoacă, medic cu experiență în domeniul farma...

Pepsi lansează noi arome de cola fără zahăr

Carlsberg Britvic lansează două băuturi Pepsi fără zahăr în...

Flavours of Dubai – Experiența dulcelui în tendințe

Cine ar fi crezut că un desert simplu, format...

Coca-Cola a retras produse din Belgia, Luxemburg și Țările de Jos din cauza contaminării cu clorați

Coca-Cola a anunțat retragerea unor produse din Belgia, Luxemburg și Țările de Jos din cauza depășirii nivelului admis de...

GRILL 2025 – Inovație în prepararea cărnii la grătar

Anul 2025 este despre explorare și noi gusturi asezonate cu mirodenii, condimente și arome exotice, desprinse din toate gastronomiile...

Fedima propune un nou cadru de reglementare pentru industria panificației în UE

Un manifest strategic pentru susținerea inovației și sustenabilității, în perioada 2024-2029. Federația Producătorilor și Furnizorilor Europeni de Ingrediente pentru Industriile...

ESE 2025: Ce urmează pentru etichetarea alimentelor în 2025? Cele mai recente modificări legislative explicate de Giorgiana Jelescu

Industria alimentară se confruntă cu schimbări legislative esențiale! În cadrul ESE 2025, în ziua de 11 februarie, Giorgiana Jelescu-specialist...

Carrefour retrage un sortiment de brânză suspectată de contaminare cu E. coli

Carrefour a anunțat retragerea de la comercializare a unui lot de brânză Morbier 250G RDF, din cauza suspiciunii de...

Franța renunță la interdicția privind denumirea de „burger vegetal”

Decizie istorică: producătorii de alimente pe bază de plante pot folosi denumirile „tradiționale”. O decizie recentă a instanțelor franceze anulează...

Astăzi s-a lansat METROFOOD-RO EVOLVE

Astăzi a avut loc Conferința de Lansare a Proiectului METROFOOD-RO EVOLVE, un demers inovator menit să dezvolte soluții sustenabile...

ESE 2025 Suplimente alimentare – studii de caz: notificare și verificare

Daniela Cîrnațu, Medic șef Centru Regional de Sănătate Publică Timișoara va fi prezentă și la ediția din acest an...

Românii au comandat, în medie, 365 de burgeri pe oră, în 2024

Potrivit retrospectivei Tazz pentru 2024, preparatul preferat al românilor a fost burgerul, care a fost comandat, în medie, de...

Hrana ca medicament: Tendința care va defini 2025. Alimentația funcțională, noul standard în industria alimentară

Industria alimentară și a băuturilor se află în fața unei transformări majore, odată cu creșterea popularității conceptului de „hrană...

O evaluare comparativă în 20 de țări a eficacității etichetelor nutriționale FOPL: Nutri-Score vs. NutrInform Battery

În 2020, strategia UE „Farm-to-Fork” a fost lansată ca una dintre inițiativele de îmbunătățire a stării nutriționale, a sănătății...

ESE 2025: Programul complet al seminarului care aduce noutăți legislative și soluții practice pentru industria alimentară și suplimente

Seminarul informativ „ESE – Etichetare. Siguranță. Etică.”, ediția a 9-a, oferă o oportunitate unică pentru profesioniștii din industria alimentară...

Coama leului: Revoluția în pierderea în greutate

Coama leului (Hericium erinaceus), cunoscută și sub numele de ciuperca cu coamă de leu, se află în centrul atenției...

Kraft Heinz lansează provocarea globală de inovare a ambalajelor

Rethinking Materials și Kraft Heinz provoacă start-up-urile din întreaga lume să dezvolte ambalaje noi și mai durabile. Concursul caută soluții...

Nostalgie, autenticitate și aventură – Aromele în tendințe în 2025

Anul 2025 vine cu o diversitate de tendințe în lumea alimentelor, punând accent pe experiențe senzoriale unice și combinații...

Criză în industria afinelor: Ciuperca mortală care amenință o piață globală de miliarde

Un inamic ascuns pune afinele în pericol. O ciupercă denumită Erysiphe vaccinii se răspândește rapid la nivel global, amenințând cultura...

UE menține restricțiile asupra termenului „probiotic”. Ce se ascunde în spatele reglementării stricte

O recentă decizie a Uniunii Europene (UE) menține restricțiile privind utilizarea termenului „probiotic” pe ambalajele produselor alimentare, suscitând reacții...

Știrile zileiNEWS
RO.aliment vă recomandă