facebook
Thursday, February 13, 2025
LegislatieCreșterea productivității prin digitalizarea documentelor și optimizarea proceselor

Creșterea productivității prin digitalizarea documentelor și optimizarea proceselor

-

- Advertisment -spot_img

Digitalizarea documentelor și a proceselor oferă avantaje semnificative legate de productivitate și de evitarea întârzierii la plata facturilor (factor ce poate genera uneori penalități financiare semnificative).

Beck et al., companie germană cu filiale în mai multe țări printre care și România (filiala din țara noastră având sediul în Cluj Napoca), specializată în digitalizarea managementului documentelor și al optimizării proceselor din companii, oferă un exemplu edificator de creștere a productivității legate de lucrul cu documente – reducerea cu până la patru ori a timpului necesar pentru aprobarea contractelor, în special pentru cele de achiziții de materii prime – dar și eliminarea aproape în totalitate a penalităților legate de plata cu întârziere a facturilor.

Relevant în acest sens este studiul de caz al companiei, Imlek, cu sediul central în Belgrad și care este unul dintre cei mai mari producători de lactate din regiunea balcanică, cu peste 80 de produse lactate comercializate pe piață zilnic. Imlek are o tradiție în domeniu de mai mult de o jumătate de secol (firma a fost fondată în 1953) și deține 6 fabrici de procesare (4 în Serbia, una în Bosnia-Herțegovina și una în Macedonia de Nord), iar mangementul se află în Belgrad, unde au loc și semnăturile finale pe diferite contracte, precum și aprobările pentru plata facturilor.

„Am dorit ca platforma DMS (de managament al documentelor) să funcționeze 24/5 deoarecedocumentele sunt aprobate în Belgrad, dar avem zone de producție în toată Serbia, iar oamenii introduc toate documentele, ca mai apoi acestea să ajungă din nou la Belgrad,” explica Manager de Resurse Umane Imlek, cerințele companiei.

Practic, la nivelul întregii companii era necesară prelucrarea a 4.000-4.500 de documente lunar în sistem automatizat (în realitate sunt mai multe documente, pentru că restul sunt documente justificative care însoțesc și le justifică pe cele deja menționate).

„Am analizat regulile de aprobare, pe care le-am transformat în rute de aprobare, le-am codificat și le-am introdus în arhiva DocuWare. Oferim suport. Am pornit de la organigrama companiei pe care am transpus-o în DocuWare și am făcut o serie de codificări în baza cărora documentele sunt recunoscute. Fiecare angajat responsabil de aprobarea documentului este notificat prin e-mail că are un anumit task. Din corpul e-mailului, utilizatorul poate să își dea seama dacă este o urgență sau nu, dacă sarcina poate fi amânată, astfel încât acesta își poate organiza mai bine activitatea. Documentele sunt arhivate la punctele de lucru fără ca oamenii să mai plimbe hârtii dintr-o parte în alta. Fabricile sunt împărțite în departamente, departamentele în birouri și birourile în servicii, în funcție de organigramă. Documentele sunt arhivate electronic la punctul de sosire. În momentul în care documentul este arhivat trece printr- un proces automatizat prin care se codifică documentul și semnatarii unde trebuie să ajungă documentul pentru aprobare, astfel că soluția DocuWare alocă task-uri utilizatorilor în ordinea ierarhică și în ordinea regulilor interne de aprobare, pe care compania le are. Sistemul DocuWare asigură și verificarea documentelor justificative pentru plată cum ar fi CMR-uri, avize de expediție, diferite certificate fitosanitare, în funcție de legislația pe produs și economică în vigoare, specifică pentru țara respectivă. Aprobatorii, după momentul în care li se asociază aceste taskuri de aprobare, pot verifica în timp real aceste documente”, Project Manager în compania Beck et al.

Nevoile legate de digitalizare au crescut pe perioada pandemiei, în cazul Imlek, pentru că echipa a început să se lucreze mai mult de acasă. Spre exemplu, un singur angajat din serviciul de aprovizionare din cei 14 existenți, prin rotație, a mers la birou, o singură dată pe săptămână pentru a pune în bibliorafturi documentele, deoarece, în rest toate aprobările s-au făcut de acasă.

DocuWare a permis totodată eliminarea timpilor cu introducerea manuală a informațiilor prin integrarea cu alte soluții software (precum și mai puține greșeli, prin renunțarea la introducerea manuală a datelor).

Siguranța în utilizare a documentelor a crescut, fiecare utilizator primind doar documentele care îi sunt destinate (sunt respectate inclusiv regulile GDPR).

DocuWare este soluția de arhivare electronică a documentelor cu o interfață foarte simplă și intuitivă ce permite work-flowul ( integrarea în fluxuri complexe de management al documentelor), precum și OCR-izarea (recunoașterea textului – litere și cifre – din documentele scanate).


Despre Beck et al.

digitalizarea documentelor Grupul Beck et al a fost înființat în urmă cu 31 de ani în Germania și activează de 15 ani și în țara noastră. În prezent, peste 1.000 de utilizatori le folosesc sistemele și au peste 70 de fluxuri implementate de către echipa din România. Pentru serviciile oferite, grupul Beck et al. se bazează pe partenerii săi, companii furnizoare de servicii tehnologice de top precum: DocuWare, JobRouter, Microsoft, IBM, Amazon Web Services.

Managementul Documentelor, Optimizarea Proceselor și Digitalizarea Afacerilor reprezintă specificul companiei în România. Dintre companiile care au achiziționat sistemele digitale enumerăm: Smithfield Romania, Elit, Imlek A.D., Univer, Salamandra, Nepi Rockcastle, Mercury360 și Azomures.

Despre sistemele implementate și feedbackul clienților, puteți afla accesând https://www.becketal.ro/studii-de-caz-becketal.html .

Pentru detalii, puteți apela la specialiștii Beck et al.

telefon departament marketing: +40 722 154 349  

email office@becketal.ro.

 

Latest news

Siguranță alimentară fără compromisuri. Soluții microbiologice pentru curățarea și întreținerea automată a canalizărilor

Alin Hapca, Director de Vânzări AQUA D&P va fi prezent la ESE 2025, unde va dezvălui auditoriului  o serie...

O nouă strategie în lupta cu frauda alimentară

A apărut o nouă metodă care ajută la combaterea fraudei pe piața sucurilor de mare valoare (spectroscopia de rezonanță...

Revoluție în fermentație: Cum un start-up danez îmbunătățește eficiența bioproducției

O nouă tehnologie pentru optimizarea proceselor industriale. Enduro Genetics, un start-up din Danemarca, a dezvoltat o tehnologie inovatoare care promite...

Reglementarea condițiilor la importul de suplimente alimentare

Monica Mariana Neagu, director al Direcţiei Siguranţa Alimentelor de Origine Nonanimală din cadrul Autorităţii Naţionale Sanitare Veterinare şi pentru...
- Advertisement -spot_imgspot_img

Cum influențează Nutriscore, Traffic Light, Keyhole și NutrInform Battery alegerile alimentare afli de la Mihaela Bilic în ziua de 11 februarie 2025

Dr. Mihaela Bilic, medic primar diabet și boli de nutriție, autor a unor cărți de succes, vândute în mii...

Lidl retrage un lot de covrigi cu ciocolată: risc de arsuri și leziuni bucale

Un lot de covrigi cu ciocolată neagră și cu lapte, comercializat în magazinele Lidl România, a fost retras de...

Must read

- Advertisement -spot_imgspot_img

You might also likeRELATED
Recommended to you