facebook
Friday, May 17, 2024
LegislatieCreșterea productivității prin digitalizarea documentelor și optimizarea proceselor

Creșterea productivității prin digitalizarea documentelor și optimizarea proceselor

-

- Advertisment -spot_img

Digitalizarea documentelor și a proceselor oferă avantaje semnificative legate de productivitate și de evitarea întârzierii la plata facturilor (factor ce poate genera uneori penalități financiare semnificative).

Beck et al., companie germană cu filiale în mai multe țări printre care și România (filiala din țara noastră având sediul în Cluj Napoca), specializată în digitalizarea managementului documentelor și al optimizării proceselor din companii, oferă un exemplu edificator de creștere a productivității legate de lucrul cu documente – reducerea cu până la patru ori a timpului necesar pentru aprobarea contractelor, în special pentru cele de achiziții de materii prime – dar și eliminarea aproape în totalitate a penalităților legate de plata cu întârziere a facturilor.

Relevant în acest sens este studiul de caz al companiei, Imlek, cu sediul central în Belgrad și care este unul dintre cei mai mari producători de lactate din regiunea balcanică, cu peste 80 de produse lactate comercializate pe piață zilnic. Imlek are o tradiție în domeniu de mai mult de o jumătate de secol (firma a fost fondată în 1953) și deține 6 fabrici de procesare (4 în Serbia, una în Bosnia-Herțegovina și una în Macedonia de Nord), iar mangementul se află în Belgrad, unde au loc și semnăturile finale pe diferite contracte, precum și aprobările pentru plata facturilor.

„Am dorit ca platforma DMS (de managament al documentelor) să funcționeze 24/5 deoarecedocumentele sunt aprobate în Belgrad, dar avem zone de producție în toată Serbia, iar oamenii introduc toate documentele, ca mai apoi acestea să ajungă din nou la Belgrad,” explica Manager de Resurse Umane Imlek, cerințele companiei.

Practic, la nivelul întregii companii era necesară prelucrarea a 4.000-4.500 de documente lunar în sistem automatizat (în realitate sunt mai multe documente, pentru că restul sunt documente justificative care însoțesc și le justifică pe cele deja menționate).

„Am analizat regulile de aprobare, pe care le-am transformat în rute de aprobare, le-am codificat și le-am introdus în arhiva DocuWare. Oferim suport. Am pornit de la organigrama companiei pe care am transpus-o în DocuWare și am făcut o serie de codificări în baza cărora documentele sunt recunoscute. Fiecare angajat responsabil de aprobarea documentului este notificat prin e-mail că are un anumit task. Din corpul e-mailului, utilizatorul poate să își dea seama dacă este o urgență sau nu, dacă sarcina poate fi amânată, astfel încât acesta își poate organiza mai bine activitatea. Documentele sunt arhivate la punctele de lucru fără ca oamenii să mai plimbe hârtii dintr-o parte în alta. Fabricile sunt împărțite în departamente, departamentele în birouri și birourile în servicii, în funcție de organigramă. Documentele sunt arhivate electronic la punctul de sosire. În momentul în care documentul este arhivat trece printr- un proces automatizat prin care se codifică documentul și semnatarii unde trebuie să ajungă documentul pentru aprobare, astfel că soluția DocuWare alocă task-uri utilizatorilor în ordinea ierarhică și în ordinea regulilor interne de aprobare, pe care compania le are. Sistemul DocuWare asigură și verificarea documentelor justificative pentru plată cum ar fi CMR-uri, avize de expediție, diferite certificate fitosanitare, în funcție de legislația pe produs și economică în vigoare, specifică pentru țara respectivă. Aprobatorii, după momentul în care li se asociază aceste taskuri de aprobare, pot verifica în timp real aceste documente”, Project Manager în compania Beck et al.

Nevoile legate de digitalizare au crescut pe perioada pandemiei, în cazul Imlek, pentru că echipa a început să se lucreze mai mult de acasă. Spre exemplu, un singur angajat din serviciul de aprovizionare din cei 14 existenți, prin rotație, a mers la birou, o singură dată pe săptămână pentru a pune în bibliorafturi documentele, deoarece, în rest toate aprobările s-au făcut de acasă.

DocuWare a permis totodată eliminarea timpilor cu introducerea manuală a informațiilor prin integrarea cu alte soluții software (precum și mai puține greșeli, prin renunțarea la introducerea manuală a datelor).

Siguranța în utilizare a documentelor a crescut, fiecare utilizator primind doar documentele care îi sunt destinate (sunt respectate inclusiv regulile GDPR).

DocuWare este soluția de arhivare electronică a documentelor cu o interfață foarte simplă și intuitivă ce permite work-flowul ( integrarea în fluxuri complexe de management al documentelor), precum și OCR-izarea (recunoașterea textului – litere și cifre – din documentele scanate).


Despre Beck et al.

digitalizarea documentelor Grupul Beck et al a fost înființat în urmă cu 31 de ani în Germania și activează de 15 ani și în țara noastră. În prezent, peste 1.000 de utilizatori le folosesc sistemele și au peste 70 de fluxuri implementate de către echipa din România. Pentru serviciile oferite, grupul Beck et al. se bazează pe partenerii săi, companii furnizoare de servicii tehnologice de top precum: DocuWare, JobRouter, Microsoft, IBM, Amazon Web Services.

Managementul Documentelor, Optimizarea Proceselor și Digitalizarea Afacerilor reprezintă specificul companiei în România. Dintre companiile care au achiziționat sistemele digitale enumerăm: Smithfield Romania, Elit, Imlek A.D., Univer, Salamandra, Nepi Rockcastle, Mercury360 și Azomures.

Despre sistemele implementate și feedbackul clienților, puteți afla accesând https://www.becketal.ro/studii-de-caz-becketal.html .

Pentru detalii, puteți apela la specialiștii Beck et al.

telefon departament marketing: +40 722 154 349  

email office@becketal.ro.

 

Latest news

Adevărata măsură a culorii – avantajele spectrometriei

P entru asigurarea calității prin măsurarea culorii, 95 din Top 100 Companii din industria alimentară din întreaga lume se bazează...

Prima fabrică de bioreciclare PET din lume

Carbios , o companie de biotehnologie care urmărește să transforme ciclul de viață al materialelor plastice și textilelor, a...

Îndulcitorul artificial neotamul nu crește pofta de mâncare, dar ar putea afecta intestinul

Neotamul este folosit pentru a îndulci băuturi, sosuri și produse de panificație dulci. S-a descoperit recent că neotamul nu are...

Heatflation: Ce este și cum afectează industria alimentară?

Aproape sigur că veți fi auzit de inflație, poate că ați auzit de shrinkflation, dar ați auzit de heatflation? Industria...
- Advertisement -spot_imgspot_img

Tehnici lean si tehnologie Industrie 4.0 pentru eficientizarea liniilor de producție

În fața unor provocări economice precum inflația și deficitul de materiale / forță de muncă, eficiența producției este crucială...

„Cel mai ușor” capac din PET pentru băuturi răcoritoare carbogazoase

Origin Materials, o companie specializată în dezvoltarea materialelor cu amprentă negativă de carbon, a lansat capacul PET pentru băuturi...

Must read

Analiză de nevoi a persoanelor care doresc să înființeze o afacere

În cursul lunii septembrie 2020, IBA – Institutul Național...

Prunele galeze castiga statutul de DOP

Comisia Europeana a acordat prunelor galeze un loc in...
- Advertisement -spot_imgspot_img

You might also likeRELATED
Recommended to you