Creșterea productivității prin digitalizarea documentelor și optimizarea proceselor

Iti recomandam

Coronavirus: „legătură semnificativă” găsită între seleniul dietetic și rata de vindecare

Oamenii de știință au identificat o legătură între rezultatul bolii COVID-19 și seleniul dietetic - găsit în pește, fructe...

A patra revoluție industrială: tehnologia cu care ne putem ajusta în timp real dieta | Sesiune LIVE cu Dr. Ing. Gabriela Berechet

Întărirea sistemului imunitar este mai importantă ca oricând, având în vedere schimbările prin care au trecut consumatorii în perioada...

Rolul compușilor antimicrobieni naturali în îmbunătățirea sistemului imunitar | Conferință LIVE

Prebiotice; Probiotice; Reducerea bacteriilor patogene; Îmbunătățirea sănătății intestinale, sunt cuvintele cheie care au înregistrat semnificative creșteri de trafic în...

Digitalizarea documentelor și a proceselor oferă avantaje semnificative legate de productivitate și de evitarea întârzierii la plata facturilor (factor ce poate genera uneori penalități financiare semnificative).

Beck et al., companie germană cu filiale în mai multe țări printre care și România (filiala din țara noastră având sediul în Cluj Napoca), specializată în digitalizarea managementului documentelor și al optimizării proceselor din companii, oferă un exemplu edificator de creștere a productivității legate de lucrul cu documente – reducerea cu până la patru ori a timpului necesar pentru aprobarea contractelor, în special pentru cele de achiziții de materii prime – dar și eliminarea aproape în totalitate a penalităților legate de plata cu întârziere a facturilor.

Relevant în acest sens este studiul de caz al companiei, Imlek, cu sediul central în Belgrad și care este unul dintre cei mai mari producători de lactate din regiunea balcanică, cu peste 80 de produse lactate comercializate pe piață zilnic. Imlek are o tradiție în domeniu de mai mult de o jumătate de secol (firma a fost fondată în 1953) și deține 6 fabrici de procesare (4 în Serbia, una în Bosnia-Herțegovina și una în Macedonia de Nord), iar mangementul se află în Belgrad, unde au loc și semnăturile finale pe diferite contracte, precum și aprobările pentru plata facturilor.

„Am dorit ca platforma DMS (de managament al documentelor) să funcționeze 24/5 deoarecedocumentele sunt aprobate în Belgrad, dar avem zone de producție în toată Serbia, iar oamenii introduc toate documentele, ca mai apoi acestea să ajungă din nou la Belgrad,” explica Manager de Resurse Umane Imlek, cerințele companiei.

Practic, la nivelul întregii companii era necesară prelucrarea a 4.000-4.500 de documente lunar în sistem automatizat (în realitate sunt mai multe documente, pentru că restul sunt documente justificative care însoțesc și le justifică pe cele deja menționate).

„Am analizat regulile de aprobare, pe care le-am transformat în rute de aprobare, le-am codificat și le-am introdus în arhiva DocuWare. Oferim suport. Am pornit de la organigrama companiei pe care am transpus-o în DocuWare și am făcut o serie de codificări în baza cărora documentele sunt recunoscute. Fiecare angajat responsabil de aprobarea documentului este notificat prin e-mail că are un anumit task. Din corpul e-mailului, utilizatorul poate să își dea seama dacă este o urgență sau nu, dacă sarcina poate fi amânată, astfel încât acesta își poate organiza mai bine activitatea. Documentele sunt arhivate la punctele de lucru fără ca oamenii să mai plimbe hârtii dintr-o parte în alta. Fabricile sunt împărțite în departamente, departamentele în birouri și birourile în servicii, în funcție de organigramă. Documentele sunt arhivate electronic la punctul de sosire. În momentul în care documentul este arhivat trece printr- un proces automatizat prin care se codifică documentul și semnatarii unde trebuie să ajungă documentul pentru aprobare, astfel că soluția DocuWare alocă task-uri utilizatorilor în ordinea ierarhică și în ordinea regulilor interne de aprobare, pe care compania le are. Sistemul DocuWare asigură și verificarea documentelor justificative pentru plată cum ar fi CMR-uri, avize de expediție, diferite certificate fitosanitare, în funcție de legislația pe produs și economică în vigoare, specifică pentru țara respectivă. Aprobatorii, după momentul în care li se asociază aceste taskuri de aprobare, pot verifica în timp real aceste documente”, Project Manager în compania Beck et al.

Nevoile legate de digitalizare au crescut pe perioada pandemiei, în cazul Imlek, pentru că echipa a început să se lucreze mai mult de acasă. Spre exemplu, un singur angajat din serviciul de aprovizionare din cei 14 existenți, prin rotație, a mers la birou, o singură dată pe săptămână pentru a pune în bibliorafturi documentele, deoarece, în rest toate aprobările s-au făcut de acasă.

DocuWare a permis totodată eliminarea timpilor cu introducerea manuală a informațiilor prin integrarea cu alte soluții software (precum și mai puține greșeli, prin renunțarea la introducerea manuală a datelor).

Siguranța în utilizare a documentelor a crescut, fiecare utilizator primind doar documentele care îi sunt destinate (sunt respectate inclusiv regulile GDPR).

DocuWare este soluția de arhivare electronică a documentelor cu o interfață foarte simplă și intuitivă ce permite work-flowul ( integrarea în fluxuri complexe de management al documentelor), precum și OCR-izarea (recunoașterea textului – litere și cifre – din documentele scanate).


Despre Beck et al.

digitalizarea documentelor Grupul Beck et al a fost înființat în urmă cu 31 de ani în Germania și activează de 15 ani și în țara noastră. În prezent, peste 1.000 de utilizatori le folosesc sistemele și au peste 70 de fluxuri implementate de către echipa din România. Pentru serviciile oferite, grupul Beck et al. se bazează pe partenerii săi, companii furnizoare de servicii tehnologice de top precum: DocuWare, JobRouter, Microsoft, IBM, Amazon Web Services.

Managementul Documentelor, Optimizarea Proceselor și Digitalizarea Afacerilor reprezintă specificul companiei în România. Dintre companiile care au achiziționat sistemele digitale enumerăm: Smithfield Romania, Elit, Imlek A.D., Univer, Salamandra, Nepi Rockcastle, Mercury360 și Azomures.

Despre sistemele implementate și feedbackul clienților, puteți afla accesând https://www.becketal.ro/studii-de-caz-becketal.html .

Pentru detalii, puteți apela la specialiștii Beck et al.

telefon departament marketing: +40 722 154 349  

email office@becketal.ro.

 

Din aceiasi categorie

Mai multă siguranță, mai puțină hârtie! Soluția eficientă de management a documentelor

Una dintre consecințele pozitive ale restricțiilor impuse ca urmare a apariției pandemiei este accelerarea ritmului de digitalizare a companiilor...

Cum puteti mentine niveluri ridicate de igiena in unitatile de producere si procesare a alimentelor?

Igiena si dezinfectarea sunt esentiale in industria alimentara. Pentru a lucra si a crea aveti nevoie de conditiile adecvate. O igiena buna ofera nu numai...

De ce vara crește riscul toxiinfecțiilor alimentare? Importanța testării alimentelor în laborator

Toate alimentele se degradează într-un interval de timp mai lung sau mai scurt de la data fabricării sau preparării, pierzându-și caracteristicile inițiale, devenind astfel,...

Dispozitiv pentru analiza și controlul procesului de cristalizare

Firma daneză Bjarne Christian Nielsen Holding APS a înregistrat un brevet de invenție pentru o metodă și un aparat pentru analiza și controlul procesului de...

De ce termometrele alimentare ieftine te costă mai mult decât crezi

Trăim cu toții într-o lume tot mai dinamică și conectată în care cu toții ne așteptăm să facem cât mai multe lucruri, ceea ce...

STIRILE SAPTAMANII