Optimizarea costurilor este unul dintre principalele obiective de business urmărite, indiferent de mărimea companiei sau domeniul de activitate. Această nevoie este accentuată în contexte speciale, cum este cazul pandemiei de COVID-19, caracterizată de incertitudine pe toate planurile.

Prin urmare, chiar dacă inevitabilă, măsura reducerii costurilor trebuie să fie luată informat și având în vedere impactul pe termen lung. O soluție confirmată de 52% din managerii din România este integrarea noilor tehnologii în procesele și operațiunile curente (studiul Barometrul digitalizării în companiile din România 2020, Valoria).

Procesul de personalizare și digitalizare a fluxurilor de lucru necesită timp și implicare, însă beneficiile pe termen mediu și lung sunt incontestabile. Pentru o companie care derulează anual aproximativ 1000 de proiecte de marketing, cu implementare în zeci de orașe din țară, automatizarea proceselor este soluția ideală.

Astfel, Mercury360, una dintre agențiile de publicitate de top din România, a început în 2018 optimizarea proceselor de business alături de Beck et al. Până în prezent, peste 800 de proiecte au fost gestionate prin platforma digitală JobRouter, principalele operațiuni vizate fiind cele din departamentul financiar și logistic.

Digitalizarea oferă vizibilitate în timp real asupra costurilor

Deciziile privind optimizarea costurilor sunt îngreunate în principal de lipsa vizibilității asupra cheltuielilor și profitabilității proiectelor. Aceasta a fost, de altfel, și una dintre nevoile identificate de experții Beck et al. în etapa de analiză.

Personalizarea fluxurilor financiare specifice proiectelor de marketing (bugete, avansuri, deconturi și carduri de combustibil) a adus îmbunătățiri substanțiale în modul de lucru curent, facilitând:

• Gestionarea documentelor financiare într-un singur loc de întreaga echipă implicată (creare, aprobare, control);
• Trasabilitatea în timp real a cheltuielilor per proiect;
• Reducerea timpilor de răspuns (în special pentru aprobarea documentelor financiare);
• Accesul în timp real la date centralizate, care să permită realizarea de analize privind evoluția financiară a proiectelor și urmărirea indicatorilor de performanță;
• Reduceri de costuri (de exemplu, costul anual pentru combustibil a scăzut cu 30%);
• Introducerea de reguli clare, bine stabilite accesibile tuturor angajaților implicați;
• Eliminarea erorii umane.

Rezultate similare sunt așteptate și în cazul digitalizării fluxului de logistică, unde principala provocare a fost lipsa unor date centralizate care să reflecte în timp real situația stocurilor din depozite.

“Rezultatele se vor vedea în a doua jumătate a anului viitor [n.n. 2021], estimarea noastră fiind că vom obține economii și vânzări suplimentare pe serviciile de logistică de peste 100.000 de euro anual din faptul că vom elimina timpul pierdut să identificăm unde sunt stocurile sau să clarificăm situații de contradicții care pot să apară în desfășurarea activităților și vom putea factura clienților întreaga sumă aferentă serviciilor logistice prestate”, declară Brăduț Stanciu, Chief Financial Officer of Mercury360

Studiul de caz cu analiza întregului proces de transformare digitală din cadrul Mercury360, precum și rezultatele obținute pot fi urmărite cu ușurință AICI